Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od 28. října 2026

1. Kdo je správcem vašich údajů

Správcem osobních údajů je Lukáš Šmíd, podnikající fyzická osoba, sídlo Vinohradská 124, 130 00 Praha 3, IČO 702 56 853, DIČ CZ8008304392 (dále jen „my“ nebo „správce“).

Provozujeme internetový obchod vi-ex-eshop.com a web vi-ex.com.

Kontakt ve věcech osobních údajů: lukas.smid@vi-ex.com, +420 774 544 631, nebo písemně na adresu sídla.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali – tato povinnost se na nás nevztahuje.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

Osobní údaje zpracováváme pouze pro účely uvedené níže a v rozsahu, který je pro daný účel nezbytný.

a) Vyřízení objednávky a plnění smlouvy

Údaje: jméno a příjmení, fakturační a dodací adresa, e-mail, telefon, u podnikatelů IČO a DIČ, obsah objednávky, údaje o platbě (nikoli údaje o platební kartě – ty k nám nikdy nedorazí), komunikace k objednávce, číslo zásilky.
Právní titul: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Bez těchto údajů nelze objednávku vyřídit; telefon je povinný, aby vás dopravce mohl kontaktovat.

b) Plnění právních povinností

Údaje: fakturační údaje a doklady, údaje o odstoupení od smlouvy a reklamacích.
Právní titul: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – zejména zákon o DPH, zákon o účetnictví, zákon o ochraně spotřebitele a občanský zákoník.

c) Zákaznický účet

Údaje: přihlašovací e-mail, heslo (uložené v zašifrované podobě), uložené adresy, historie objednávek.
Právní titul: plnění smlouvy (vedení účtu na vaši žádost).

d) Vzorky zdarma, dotazy a poptávky

Údaje: jméno, e-mail, telefon, název firmy, obsah zprávy a údaje o vašem prostoru, které nám sdělíte v poptávkovém nebo kontaktním formuláři, e-mailem či telefonicky.
Právní titul: plnění smlouvy a jednání o jejím uzavření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), u obecných dotazů náš oprávněný zájem odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

e) Obchodní sdělení a newsletter

Zákazníkům, kteří u nás nakoupili, můžeme zasílat e-mailem nabídky obdobného zboží a služeb na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.). Odhlásit se můžete kdykoli odkazem v každém e-mailu nebo zprávou na náš e-mail.
Ostatním zasíláme newsletter pouze na základě souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který lze kdykoli odvolat stejným způsobem.
Údaje: e-mail, jméno, informace o tom, které e-maily jste otevřeli a na co jste klikli.

f) Přání k svátku

Údaje: křestní jméno, příjmení, e-mail, datum svátku podle českého kalendáře, údaj o udělení souhlasu a o odeslaných přáních, osobní slevový kód.
Účel: pokud při objednávce zaškrtnete souhlas, pošleme vám v den vašeho svátku nejvýše jednou za rok přání s osobním jednorázovým slevovým kódem.
Právní titul: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Udělení souhlasu je dobrovolné a nemá vliv na vyřízení objednávky.
Odvolání: souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem „Odhlásit se z přání k svátku“, který je v každém přání, nebo e-mailem na lukas.smid@vi-ex.com.

g) Měření návštěvnosti a reklama

Na webu používáme nástroje pro měření návštěvnosti a cílení reklamy. Spouštějí se pouze s vaším souhlasem uděleným v cookie liště (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, § 89 zákona č. 127/2005 Sb.). Podrobnosti jsou v části 6.

h) Ochrana našich práv a bezpečnost webu

Údaje: IP adresa, čas přístupu, údaje o prohlížeči, záznamy o neúspěšných přihlášeních, záznamy o komunikaci a objednávkách.
Právní titul: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na bezpečném provozu webu, prevenci podvodů a uplatnění právních nároků.

3. Komu údaje předáváme

Vaše údaje předáváme pouze subjektům, které je potřebují k zajištění našich služeb, a to v nezbytném rozsahu:

Dopravce: PPL CZ s.r.o. – doručení zásilky (jméno, adresa, telefon, e-mail).
Platební brána: Revolut Bank UAB – zpracování plateb kartou a Google Pay (částka, číslo objednávky, e-mail). Údaje o kartě zadáváte přímo v prostředí banky.
Hosting a technický provoz webu: WEDOS Internet, a.s. – uložení dat e-shopu na serverech v ČR.
Zálohování: Google Ireland Ltd. (Google Drive) – šifrované zálohy webu včetně databáze objednávek.
Fakturace: Seyfor, a.s. (iDoklad) – vystavování daňových dokladů; účetnictví vedeme v programu Money S3 na vlastním zařízení.
E-mailová komunikace: poskytovatel e-mailových služeb Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365), WEDOS Internet, a.s. a služba pro odesílání e-mailů z e-shopu.
Newsletter: WEDOS Internet, a.s. – správa kontaktů a rozesílka obchodních sdělení.
Měření a reklama (jen se souhlasem): Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4, Google Ads), Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel).
Vložený obsah: Google Ireland Ltd. (YouTube v režimu bez cookies, Google Maps na kontaktní stránce) – načte se až při interakci s obsahem.
Orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon (např. finanční správa, soudy, ČOI).

Se zpracovateli máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů nebo se řídíme jejich standardními podmínkami zpracování.

4. Předávání údajů mimo EU

Naprostá většina zpracování probíhá v EU. U služeb společností Google a Meta může docházet k předání údajů do USA. Tyto společnosti jsou certifikovány v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework a dále uplatňují standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Měřicí a reklamní nástroje navíc běží pouze s vaším souhlasem.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

Objednávky, faktury a související komunikace: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém byla objednávka uskutečněna (zákon o DPH).
Reklamace a odstoupení od smlouvy: po dobu trvání práv z vadného plnění a 4 roky poté pro případ sporu.
Zákaznický účet: po dobu jeho existence; účet nevyužívaný déle než 3 roky můžeme zrušit, historie objednávek zůstane uložena podle předchozího bodu.
Nedokončené objednávky, dotazy, poptávky a žádosti o vzorky: 1 rok od poslední komunikace.
Obchodní sdělení: do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky; poté uchováme pouze záznam o tom, že jste se odhlásili.
Přání k svátku: do odvolání souhlasu; poté uchováme pouze záznam o tom, že jste se odhlásili, aby vám přání už nepřišlo. Nepoužité slevové kódy mažeme nejpozději 60 dní po skončení jejich platnosti.
Údaje z měření a reklamy: podle nastavení jednotlivých nástrojů, nejdéle 14 měsíců (Google Analytics 4); cookies podle tabulky v cookie liště.
Technické záznamy a logy: nejdéle 12 měsíců.

Po uplynutí doby údaje smažeme nebo anonymizujeme.

6. Cookies a podobné technologie

Web používá cookies a podobné technologie. Dělíme je na:

Nezbytné – zajišťují fungování e-shopu (košík, přihlášení, zabezpečení, uložení vašeho nastavení cookies). Používáme je bez souhlasu na základě oprávněného zájmu.
Analytické – Google Analytics 4 měří návštěvnost a chování na webu, abychom web zlepšovali. Používáme je pouze s vaším souhlasem.
Marketingové – Google Ads a Meta Pixel umožňují měřit účinnost reklamy a zobrazovat vám relevantní reklamu na jiných webech a sociálních sítích. Používáme je pouze s vaším souhlasem.

Souhlas udělujete v cookie liště při první návštěvě. Své nastavení můžete kdykoli změnit nebo souhlas odvolat kliknutím na odkaz Cookies v patičce webu. Úplný seznam cookies včetně jejich účelu a doby platnosti najdete v Zásadách cookies.

Cookies můžete blokovat nebo mazat i v nastavení prohlížeče; blokování nezbytných cookies může omezit fungování e-shopu.

7. Jak údaje chráníme

Web běží na zabezpečeném připojení (HTTPS). Přístup do administrace je chráněn heslem a omezením počtu pokusů o přihlášení, hesla zákazníků ukládáme pouze v zašifrované podobě. Údaje o platebních kartách neukládáme – zadáváte je výhradně v prostředí platební brány. Zálohy jsou šifrované. K údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují k plnění svých úkolů, a jsou vázány mlčenlivostí.

8. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

Přístup – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a kopii těchto údajů.
Oprava – požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů; údaje v zákaznickém účtu můžete upravit sami.
Výmaz – požádat o smazání údajů, pokud již nejsou potřebné, odvolali jste souhlas nebo vznesli námitku; výmaz nelze provést u údajů, které musíme uchovat ze zákona (faktury).
Omezení zpracování – požádat o dočasné omezení zpracování, např. po dobu ověření námitky.
Přenositelnost – získat údaje, které jste nám poskytli, ve strojově čitelném formátu.
Námitka – vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, zejména proti zasílání obchodních sdělení; v takovém případě je ihned ukončíme.
Odvolání souhlasu – kdykoli odvolat souhlas (newsletter, přání k svátku, cookies), aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Stížnost – podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Svá práva uplatníte e-mailem na lukas.smid@vi-ex.com nebo písemně na adresu sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pro ochranu vašich údajů si můžeme vyžádat ověření vaší totožnosti.

9. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. Reklamní nástroje mohou na základě vašeho souhlasu vytvářet segmenty pro zobrazování reklamy; to nemá vliv na podmínky, za kterých u nás nakupujete.

10. Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně používaných nástrojů nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce s uvedením data účinnosti. O podstatných změnách informujeme registrované zákazníky e-mailem.